Hướng dẫn làm thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn cho tân sinh viên

Nhằm hỗ trợ các bạn tân sinh viên K71 hoàn thiện hồ sơ và nắm rõ quy trình chuyển sinh hoạt Đoàn năm 2026, Ban Tổ chức – Kiểm tra Đoàn Đại học tổng hợp và giải đáp một số thắc mắc thường gặp của sinh viên khi chuyển sinh hoạt Đoàn lên Đại học Bách khoa Hà Nội.

Sinh viên vui lòng đọc kỹ hướng dẫn và kiểm tra đầy đủ hồ sơ để quá trình tiếp nhận được thực hiện nhanh chóng, chính xác.

I. HƯỚNG DẪN CHUYỂN SINH HOẠT ĐOÀN

1. Giấy giới thiệu chuyển sinh hoạt Đoàn

Giấy giới thiệu chuyển sinh hoạt Đoàn nằm ở gần cuối Sổ đoàn, thường trong khoảng từ trang 34 đến trang 36, tại mục “GIỚI THIỆU SINH HOẠT ĐOÀN” gần nhất.

Trường hợp sinh viên bị mất Sổ đoàn, sinh viên cần liên hệ với cơ sở Đoàn nơi chuyển đi để được cấp Giấy giới thiệu chuyển sinh hoạt Đoàn và xác nhận tư cách đoàn viên. Sau khi hoàn thành thủ tục tiếp nhận, sinh viên sẽ được xem xét cấp lại Sổ đoàn tại Đoàn Đại học theo quy định.

2. Quy trình chuyển sinh hoạt Đoàn

Sinh viên kiểm tra thời điểm kết thúc quá trình sinh hoạt Đoàn tại trường THPT hoặc địa phương trong mục “GIỚI THIỆU SINH HOẠT ĐOÀN” gần nhất, căn cứ vào ngày, tháng, năm được ghi và xác nhận bởi Ban Chấp hành Đoàn nơi chuyển đi.

• Trường hợp 1: Chuyển sinh hoạt Đoàn trực tiếp từ Đoàn trường THPT lên Đoàn Đại học

Sinh viên có thể chuyển sinh hoạt Đoàn trực tiếp từ Đoàn trường THPT lên Đoàn Đại học nếu thời gian giới thiệu chuyển sinh hoạt gần nhất là từ ngày 31/5/2026 trở đi.

Theo khung kế hoạch năm học 2026–2027, tân sinh viên K71 bắt đầu nhập học và tham gia sinh hoạt đầu khóa từ ngày 31/8/2026. Do đó, nếu khoảng thời gian từ ngày kết thúc sinh hoạt Đoàn tại trường THPT đến ngày nhập học không quá 03 tháng, sinh viên được chuyển sinh hoạt Đoàn trực tiếp từ trường THPT lên Đoàn Đại học.

• Trường hợp 2: Chuyển sinh hoạt Đoàn từ Đoàn trường THPT về địa phương cư trú, sau đó chuyển lên Đoàn Đại học

Trường hợp thời gian giới thiệu chuyển sinh hoạt gần nhất là trước ngày 31/5/2026, đoàn viên cần chuyển sinh hoạt Đoàn từ trường THPT về địa phương cư trú, tham gia sinh hoạt và được địa phương xác nhận trước khi chuyển sinh hoạt Đoàn lên Đại học Bách khoa Hà Nội.

Đoàn viên mang Sổ đoàn về địa phương cư trú để được tiếp nhận, nhận xét quá trình sinh hoạt và làm thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn theo trình tự sau:

• Bước 1: Sinh viên chuyển sinh hoạt Đoàn từ trường THPT về địa phương cư trú.
• Bước 2: Đoàn cấp xã, phường tiếp nhận và giới thiệu đoàn viên sinh hoạt tại chi đoàn thôn, xóm, tổ dân phố hoặc đơn vị tương đương.
• Bước 3: Địa phương nhận xét quá trình sinh hoạt và giới thiệu chuyển sinh hoạt Đoàn lên Đoàn Đại học Bách khoa Hà Nội.

Trường hợp địa phương xác nhận chuyển đi sau ngày sinh viên nhập học, Đoàn Đại học sẽ thực hiện tiếp nhận từ ngày liền kề sau ngày chuyển đi.

3. Các nội dung cần kiểm tra trong hồ sơ

Trước khi nộp Sổ đoàn, sinh viên cần kiểm tra đầy đủ các nội dung sau:

• Quyết định kết nạp đoàn viên hoặc thông tin kết nạp Đoàn;
• Nhận xét quá trình sinh hoạt Đoàn hằng năm;
• Giấy giới thiệu chuyển sinh hoạt Đoàn gần nhất;
• Chữ ký và xác nhận của cơ sở Đoàn nơi chuyển đi;
• Thông tin cá nhân trong Sổ đoàn phải đầy đủ, chính xác và thống nhất với hồ sơ sinh viên.

Lưu ý: Đối với những Sổ đoàn chưa được ghi và xác nhận tại mục “GIỚI THIỆU SINH HOẠT ĐOÀN”, chưa có đầy đủ nhận xét quá trình sinh hoạt Đoàn hoặc thiếu các nội dung bắt buộc, Đoàn Đại học sẽ trả lại hồ sơ và chưa thực hiện tiếp nhận.

II. CHUYỂN SINH HOẠT ĐOÀN TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN

Ban Tổ chức – Kiểm tra Đoàn Đại học sẽ hướng dẫn việc chuyển sinh hoạt Đoàn trên Phần mềm Quản lý đoàn viên sau khi Ban Chấp hành các Chi đoàn K71 được thành lập và kiện toàn.

Sinh viên chưa tự thực hiện thao tác chuyển sinh hoạt Đoàn trên phần mềm khi chưa có hướng dẫn chính thức.

III. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN SINH HOẠT ĐOÀN TẠI ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

• Bước 1: Đoàn viên nộp Sổ đoàn cho Ban Chấp hành Chi đoàn sau khi Chi đoàn đã được phân công Bí thư, Phó Bí thư và Ủy viên Ban Chấp hành. Thời gian nộp sổ đoàn dự kiến được tổ chức trong tuần đầu tháng 10/2026. Lịch cụ thể sẽ được Đoàn Đại học thông báo sau.
• Bước 2: Ban Chấp hành Chi đoàn kiểm tra, lập danh sách và tổng hợp Sổ đoàn của sinh viên trong lớp.
• Bước 3: Đại diện Ban Chấp hành Chi đoàn mang hồ sơ lên Văn phòng Đoàn Đại học để thực hiện thủ tục tiếp nhận sinh hoạt Đoàn theo lịch được phân công.

Sinh viên lưu ý theo dõi các kênh thông tin chính thức của Đoàn Đại học, Ban Tổ chức – Kiểm tra Đoàn Đại học và Ban Chấp hành Chi đoàn để cập nhật lịch nộp hồ sơ, lịch tiếp nhận và các hướng dẫn bổ sung.